Η ημέρα για την εφαρμογή του GPDR πλησιάζει και δεν αφήνει αδιάφορους τις εταιρείες και τα τμήματα marketing, μιας και οι περισσότεροι έχουν στην κατοχή τους προσωπικά δεδομένα από πελάτες ή των εν δυνάμει πελατών. Τι πρέπει να κάνουν, λοιπόν, προκειμένου οι ενέργειες τους να είναι απόλυτα σύμφωνες με το νέο κανονισμό;

Αποποίηση ευθυνών: Σας παρέχουμε τις παρακάτω χρήσιμες πληροφορίες για την καλύτερη κατανόηση των νέων κανονισμών που πρόκειται να εφαρμοστούν. Σε καμία περίπτωση οι παρακάτω πληροφορίες δε μπορούν να θεωρηθούν νομικές συμβουλές και καλό θα ήταν πριν οποιαδήποτε υλοποίηση στην οποία θέλετε να προβείτε, να  συμβουλευτείτε τον νομικό σας σύμβουλο.

 

Ας τα πάρουμε όμως από την αρχή…

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (GDPR) εγκρίθηκε στις 27 Απριλίου 2016 όμως θα αρχίσει να ισχύει από τις 25 Μαΐου 2018.

Ήδη, ξεκίνησε να γίνεται λόγος για τις ποινές προς τις εταιρείες που δεν τηρούν το GDPR. Συγκεκριμένα, το πρόστιμο ανέρχεται στο ύψος των 20.000.000 ευρώ ή και μέχρι το 4% των ετήσιων παγκόσμιων εσόδων της επιχείρησης.

 

Τι είναι το GDPR και πώς θα επηρεάσει το emailmarketing παγκοσμίως;

Δες εδώ αναλυτικά τι είναι το GDPR, σε προηγούμενο μας άρθρο. 

Η επίδραση του GDPR στον τομέα του email marketing είναι τεράστια! Οποιαδήποτε πληροφορία που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί από μόνη της ή σε συνδυασμό με άλλα δεδομένα, για τον εντοπισμό ενός ατόμου θεωρείται προσωπικό δεδομένο. Το οποίο σημαίνει ότι το όνομα και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε συλλέξει από μια φόρμα εγγραφής, καθιστά την εταιρεία σας υποχρεωμένη να συμμορφωθεί με τις πολιτικές που ορίζει το GDPR.

 

Ποιες είναι οι βασικές αλλαγές;

Λήψη συγκατάθεσης: Κάθε φορά που συλλέγετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τις προσθέσετε στη λίστα αλληλογραφίας σας, ο συνδρομητής πρέπει να λάβει ενημέρωση και να συναινέσει σε αυτό. Δηλαδή πρέπει να εκπαιδεύσετε τον συνδρομητή για το τι θα κάνετε με τη διεύθυνσή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει ότι θα παρακολουθείτε την συμπεριφορά του. Όταν συμφωνηθεί από τον συνδρομητή λοιπόν, μόνο τότε μπορείτε να στείλετε email.

Πρέπει επίσης να λάβετε παρόμοια δικαιώματα από τους συνδρομητές σας και για τις υπάρχουσες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στην database σας που συλλέχθηκαν πριν από τις 25 Μαΐου 2018.

Δικαίωμα χρήσης: Ο συνδρομητής έχει το δικαίωμα να λάβει την επιβεβαίωση, ότι τα δεδομένα που συλλέγονται χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για το σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν. Επιπλέον, αντίγραφο των δεδομένων πρέπει να του παρέχονται χωρίς κόστος σε ηλεκτρονική μορφή.

Δικαίωμα στην Λήθη: Όταν ο συνδρομητής ζητήσει να ξεχαστεί, τα προσωπικά δεδομένα του πρέπει να διαγραφούν. Αυτό περιλαμβάνει όλες τις βάσεις δεδομένων που τα περιλαμβάνουν όπως επίσης και από τα αντίγραφα ασφαλείας όπου και να είναι αυτά.

Ειδοποίηση παραβίασης: Σε περίπτωση διαρροής των δεδομένων πρέπει η εταιρεία να ειδοποιήσει τους πελάτες και τους ελεγκτές χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

Τοπική δικαιοδοσία: Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, όλες οι προαναφερόμενες προϋποθέσεις ισχύουν για τις εταιρείες που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα από οποιονδήποτε κάτοικο της ΕΕ. Αυτό δεν περιορίζεται μόνο σε εταιρείες που είναι στην ΕΕ, αλλά και σε αυτές που εδρεύουν σε χώρες εκτός ΕΕ εάν προσφέρουν αγαθά και υπηρεσίες στους κατοίκους της ΕΕ.

 

 

Βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε

Η προετοιμασία για το GDPR είναι εξαντλητική αλλά όχι δύσκολη. Ορισμένα από τα απαραίτητα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε είναι τα εξής:

Ελέγξετε σχολαστικά την υπάρχουσα λίστα αλληλογραφίας σας: Σε περίπτωση που ανακαλύψετε ανενεργούς συνδρομητές σας που ανήκουν σε χώρες της ΕΕ, διαγράψτε τους.

Δεύτερον, στείλτε ένα email στην database των ενεργών συνδρομητών σας ζητώντας τη συγκατάθεσή τους για να εγγραφούν στη λίστα αλληλογραφίας σας. Εάν κι εφόσον συναινέσουν, προσθέστε την συγκατάθεση τους σε αρχείο το οποίο θα μπορείτε να παρουσιάσετε σε μια μελλοντική έρευνα.

Προσέξτε! Η σιωπή ή η απουσία απαντήσεων από τους συνδρομητές σας σημαίνει ότι δεν σας δόθηκε συγκατάθεση, και δεν πρέπει να τους αποστέλλονται emails.

 

Διατηρήστε σαφή καταγραφή των πρακτικών μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Διατηρήστε αρχείο όλων των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα συλλέγετε στο μέλλον, με τον παρακάτω τρόπο:

GDPR Bitdefender 

Υιοθετήστε αυτές τις αλλαγές: Μόλις εξομαλυνθεί η διαδικασία για τους υπάρχοντες συνδρομητές σας, εφαρμόστε την και για τους νέους. Δεν πρέπει ποτέ να αγοράσετε τη λίστα σας (αυτό βέβαια ίσχυε και πριν την τήρηση του GDPR) ή να χρησιμοποιήσετε παραπλανητικούς όρους για τη συλλογή διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μέθοδοι Διαγραφής: Πρέπει να παρέχετε μια εύκολη μέθοδο κα διαδικασία για τους συνδρομητές που επιθυμούν να διαγραφούν από την λίστα σας.

Δεν μπορείτε να τους εντυπωσιάσετε όλους. Όσοι δεν επιθυμούν πλέον να είναι μέρος της λίστας αλληλογραφίας σας, θα πρέπει να παρέχεται ένας ορατός σύνδεσμος διαγραφής σε κάθε email όπου ο συνδρομητής σας θα έχει την επιλογή για τα παρακάτω:

Α. «Καταργήστε την εγγραφή μου σε αυτήν την ανακοίνωση μάρκετινγκ.»

Β. «Καταργήστε την εγγραφή μου από όλες τις επικοινωνίες σας.»

 

Επικοινωνήστε μαζί μας σχετικά με τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να προστατέψετε καλύτερα την εταιρία ή τον οργανισμό σας και να συνεχίσετε να συμμορφώνεστε με τους νέους GDPR κανονισμούς.

 

Εταιρικές πωλήσεις :
Από Ελλάδα (+30) 215 535 3030
Από Κύπρο (+357) 22 008 296
Email:  info@bitdefender.gr
WWW:  www.bitdefender.gr

 

Διαβάστε περισσότερα: Η χρονιά του GDPR: Πώς θα επηρεάσει την επιχείρηση σας

Διαβάστε περισσότερα: Bitdefender: Προσφορά -30% στις GDPR λύσεις μας !

Διαβάστε περισσότερα: Τι είναι το GDPR και ποιούς αφορά το νέο θεσμικό πλαίσιο; 

Διαβάστε περισσότερα: Cryptojacking: Ήρθε για να μείνει;